Kiekvienas teisės departamentas žino problemą. Sutartys kaupiasi. Advokatai praleidžia valandas atlikdami įprastinę peržiūros darbą. Sandoriai stovi vietoje, laukdami teisinio patvirtinimo. O kai darbo krūvis viršija pajėgumą, einama kompromisų keliu, praleidžiamos rizikos ir verslas arba sulėtėja, arba sutinka su rizika, kurios buvo galima išvengti.
Sutarčių automatizavimas žada nutraukti šį ciklą, tačiau pažadų neužtenka biudžetui užtikrinti. Sprendimų priėmėjams reikia skaičių. Šiame straipsnyje pateikiama sistema, kaip apskaičiuoti konkrečią investicijų grąžą iš sutarčių automatizavimo, paremta pramonės duomenimis ir praktine patirtimi.
Tikroji rankinės sutarčių peržiūros kaina
Prieš apskaičiuodami investicijų grąžą, jums reikia sąžiningo įvertinimo, kiek iš tikrųjų kainuoja Jūsų organizacijai rankinė sutarčių peržiūra. Tiesioginės sąnaudos yra paprastos, bet dažnai nuvertinamos.
Pramonės apklausos nuosekliai rodo, kad įmonių teisės departamentai vidutiniškai praleidžia 65 procentus laiko su sutartimis susijusiame darbe. Dešimties žmonių teisės komandai tai reiškia šešis–septynis pilno etato ekvivalentus, skirtus sutartims rengti, peržiūrėti, derėtis ir valdyti.
Visiškai įvertinus išlaidas nuo 150 iki 350 EUR per valandą vidaus advokatui Šiaurės šalyse (įskaitant atlyginimą, naudas, biuro patalpas, technologijas ir pridėtines išlaidas), dešimties žmonių komandos metinės su sutartimis susijusios išlaidos svyruoja nuo 1,4 mln. iki 3,4 mln. EUR. Kontoroms, perduodančioms perteklinį darbą išorės advokatams už 300–600 EUR per valandą, skaičiai dar labiau auga.
Tačiau netiesioginės sąnaudos dažnai būna didesnės. Sandorio greitis yra bene reikšmingiausia paslėpta sąnauda. Kai komercinė komanda turi laukti penkias dienas standartinės tiekėjo sutarties teisinės peržiūros, sąnauda yra ne tik advokato laikas, praleistas peržiūrint. Į ją įeina atidėtas pajamų pripažinimas, galimas sandorio atsisakymas (pramonės duomenys rodo, kad 10–15 procentų sandorių prarandama dėl lėtų sutarčių sudarymo procesų) ir nepatenkinti komerciniai santykiai.
Rizikos atskleidimas dėl nenuoseklios peržiūros yra dar viena paslėpta sąnauda. Kai komanda peržiūri 200 NDA per ketvirtį, recenzentas, nagrinėjantis 180-ąją NDA penktadienio popietę, taiko kitokį kruopštumą nei tas, kuris pirmadienio rytą tvarkė pirmąją. Nenuoseklumas sukuria nenustatytos rizikos kišenes visame sutarčių portfelyje.
Kaip automatizavimas keičia lygtį
Sutarčių automatizavimas veikia kaštų lygtį keliuose taškuose. DI pagrįsta pirmojo etapo peržiūra sumažina laiką, kurį advokatai praleidžia atlikdami pradinę dokumento analizę, 60–70 procentų standartinių komercinių sutarčių. Tai nereiškia, kad advokatas pašalinamas iš proceso. Vietoj to, užuot perskaitęs visą sutartį ir savarankiškai nustatęs problemas, advokatas peržiūri struktūrizuotą analizę su pažymėtomis rizikomis, išgautais pagrindiniais terminais ir palyginimu su organizacijos standartinėmis pozicijomis.
Poveikis priklauso nuo sutarties tipo. Didelio kiekio, standartizuotos sutartys, tokios kaip NDA, standartinės pirkimo sutartys ir atnaujinimo pakeitimai, mato didžiausią laiko sumažinimą, nes DI modeliai geriausiai veikia su pažįstamais šablonais. Sudėtingos, individualios sutartys, tokios kaip susijungimų ir įsigijimų sandorių dokumentai ar nauji bendrosios įmonės susitarimai, mato mažesnį, bet vis tiek prasmingą sumažinimą, daugiausia pradinės peržiūros ir problemų nustatymo etape.
Šablonais paremtas rengimas pašalina pražūtingiausią praktiką daugelyje teisės departamentų: pradėti kiekvieną naują sutartį nuo nulio arba pritaikyti paskutinę panašią sutartį (kuri pati gali turėti klaidų iš ankstesnio pritaikymo). Automatiniai šablonai su iš anksto patvirtintomis punktų bibliotekomis ir sąlygine logika sugeneruoja nuoseklius pirmuosius juodraščius per minutes, o ne valandas.
Atvejo analizė: prieš ir po
Apsvarstykime Šiaurės šalių vidutinio dydžio advokatų kontorą, kuri tvarko 3 000 komercinių sutarčių per metus savo įmonių ir komercinėje praktikoje. Prieš įdiegiant sutarčių automatizavimą, kontoros rodikliai buvo tokie: vidutinė peržiūros trukmė – 2,5 valandos vienai standartinei sutarčiai, atsako laikas – 3–5 darbo dienos, metinės sąnaudos – maždaug 1,8 mln. EUR advokatų laikui, ir nuoseklumo rodiklis, kai maždaug 15 procentų sutarčių turėjo punktų variacijų, kurios nukrypo nuo kontoros standartinės pozicijos be dokumentuoto pagrindimo.
Įdiegus DI pagrįstą peržiūrą ir šablonais paremtą rengimą, rodikliai pasikeitė: vidutinis peržiūros laikas sumažėjo iki 50 minučių vienai sutarčiai (sumažėjimas 67 procentais), atsako laikas sumažėjo iki tos pačios arba kitos darbo dienos, metinės sąnaudos sumažėjo iki maždaug 700 000 EUR advokatų laikui, o punktų nuoseklumas pagerėjo iki 98 procentų atitikties patvirtintoms pozicijoms.
Grynas metinis sutaupymas, siekiantis maždaug 1,1 mln. EUR, gerokai viršijo platformos kainą. Tačiau kontora taip pat pranešė apie mažiau kiekybiškai įvertinamas naudas: pagerėjusį advokatų pasitenkinimą (mažiau pasikartojančio darbo), geresnius santykius su klientais (greitesnį atsako laiką) ir sumažintą profesinės atsakomybės riziką (nuoseklesnį rezultatą).
Kaštų palyginimas: rankinis ir DI pagrįstas
Kad tai būtų konkretu, apsvarstykime kaštus už vieną sutartį. Standartinė komercinė sutartis, kurią rankiniu būdu peržiūri vidutinio lygio advokatas už 250 EUR per valandą su visomis sąnaudomis, kainuoja maždaug 625 EUR už sutartį, kai peržiūros laikas yra 2,5 valandos. Ta pati sutartis, peržiūrima naudojant DI pagalbą, kainuoja maždaug 210 EUR advokato laiko (50 minučių peržiūros) plius platformos kaina už dokumentą.
Kontorai, apdorojančiai 3 000 sutarčių per metus, platformos kaina paprastai svyruoja nuo 50 000 iki 150 000 EUR per metus, arba maždaug 17–50 EUR už sutartį. Net aukšto lygio platformų atveju kaina už sutartį sumažėja nuo 625 iki 260 EUR, t. y. 58 procentų.
Ekonominiai rodikliai tampa dar palankesni masto atžvilgiu. Platformos kaina iš esmės yra fiksuota, todėl kiekviena papildoma apdorota sutartis sumažina technologijų kainą už vienetą. Kontora, apdorojanti 10 000 sutarčių per metus, paskirsto tą pačią platformos kainą daugiau sandorių, taip sumažindama technologijų kainą už sutartį iki mažiau nei 15 EUR.
Daugiau nei laiko sutaupymas: nuoseklumas ir rizikos sumažinimas
Laiko sutaupymo skaičiavimas pasakoja tik dalį istorijos. Sutarčių automatizavimas teikia tris papildomas vertės kategorijas, kurias sunkiau įvertinti kiekybiškai, bet yra vienodai svarbios.
Nuoseklumas visame portfelyje reiškia, kad kiekviena sutartis kiekvieną kartą peržiūrima pagal tuos pačius kriterijus. Tai pašalina natūralius svyravimus, atsirandančius, kai skirtingi advokatai taiko savo individualų sprendimą tam pačiam punkto tipui. Rizikos valdymo požiūriu šis nuoseklumas reiškia labiau nuspėjamą rizikos profilį visame sutarčių portfelyje.
Institucinių žinių išsaugojimas yra dar viena reikšminga nauda. Kai vyresnysis partneris išeina į pensiją arba pagrindinis advokatas palieka kontorą, jų kontoros pageidaujamų pozicijų, įprastų derybų taškų ir rizikos toleravimo supratimas neturi išeiti kartu su jais. Šios žinios yra įtvirtintos šablonuose, punktų bibliotekose ir rizikos vertinimo sistemose, kurias naudoja automatizavimo platforma.
Proaktyvi rizikos stebėsena tampa įmanoma, kai sutartys yra struktūrizuotos ir paieškomos. Užuot atradus, kad 200 tiekėjų sutarčių neturi tinkamos force majeure apsaugos kitos krizės metu, kontora gali atlikti portfelio analizę ir proaktyviai nustatyti tas spragas.
Kaip apskaičiuoti savo investicijų grąžą
Kad sukurtumėte verslo pagrindimą savo organizacijai, pradėkite nuo dabartinės būklės įvertinimo. Išmatuokite vidutinį per mėnesį apdorojamų sutarčių skaičių pagal tipą. Stebėkite vidutinį laiką, praleistą su kiekviena sutartimi kiekviename etape (rengimas, peržiūra, derybos, vykdymas). Apskaičiuokite kiekvieno dalyvaujančio asmens visiškai įvertintą valandinį tarifą. Dokumentuokite vidutinį atsako laiką ir bet kokius duomenis apie sandorius, atidėtus ar prarastus dėl sutarčių sudarymo greičio. Įvertinkite klaidų ar nenuoseklumo rodiklį, jei turite duomenų.
Tada modeliuokite numatomus pagerinimus. Naudokite konservatyvias prielaidas, galbūt 40 procentų laiko sumažinimą, o ne 60–70 procentų, kuriuos pasiekia optimizuoti diegimai, kad sukurtumėte patikimumą tarp finansų suinteresuotųjų šalių. Įtraukite diegimo laiką ir mokymosi kreivę, nes daugumai kontorų reikia dviejų ar trijų mėnesių, kad pasiektų visišką produktyvumą su nauja platforma.
Daugumai organizacijų, atlikusių šią analizę, investicijų grąžos pagrindimas tampa aiškus per pirmuosius šešis–dvylika veiklos mėnesių, o grąža tik didėja, kai sistema mokosi iš organizacijos specifinių šablonų ir pageidavimų.
Dažnai užduodami klausimai
- Kaip greitai atsiperka sutarčių automatizavimas?
- Dauguma teisės skyrių mato aiškią IG per 6–12 mėnesių. Komandai, tvarkančiai 3 000 sutarčių per metus, kai platformos kaina EUR 50K–150K per metus, atsipirkimo taškas paprastai pasiekiamas pirmąjį visiškos produktyvumo ketvirtį.
- Ar DI pagalba peržiūra tikrai sutaupo 60–70 procentų laiko?
- Standartiniuose komerciniuose sutartyse — taip. 2,5 valandos NDA peržiūra sumažėja iki maždaug 50 minučių su DI pirmu perskaitymu ir žmogiškąja patikra. Pritaikytose sutartyse sutaupymas mažesnis, bet vis tiek reikšmingas pradinėje problemų nustatymo fazėje.
- Kokius rodiklius stebėti pagrindžiant sutarčių automatizavimą?
- Per mėnesį apdorotos sutartys pagal tipą, vidutinis laikas pagal etapus, pilnai apkrauta peržiūrėtojų valandinė kaina, pralaidumo laikas, prarasti sandoriai dėl lėto sutarčių darbo ir nenuoseklumo rodiklis. Modeliuokite konservatyvų 40 procentų laiko sumažinimą, kad būtų patikima prieš finansus.
Papildomas skaitymas
Due diligence yra struktūrinis verslo, turto ar sutarties tyrimas prieš sandorį — paprastai įsigijimą, investiciją, didelį partnerystę ar didelę sutartį. Jis identifikuoja rizikas, patvirtina pareiškimus ir padeda nustatyti kainą. Teisinis DD sutelkia dėmesį į sutartis, teismo procesus, IP, įdarbinimą ir atitiktį.
→Sutarties pažeidimas įvyksta, kai šalis neįvykdo to, ko reikalavo sutartis — nepristato, atsisako mokėti, pristato vėluodama arba pristato kažką, kas neatitinka sutartų specifikacijų. Nepažeidžiusi šalis paprastai gali reikalauti teisinių gynybos priemonių: kompensacijos, nutraukimo arba kai kuriais atvejais natūralaus vykdymo.
→Atlyginimas yra sutartinis įsipareigojimas, kuriuo viena šalis (atlyginantis) įsipareigoja padengti kitos šalies (atlyginimo gavėjas) patirtus nuostolius dėl konkrečių įvykių — paprastai trečiųjų šalių reikalavimų, pareiškimų pažeidimo ar apibrėžtų žalų. Sąlyga apibrėžia, kokie nuostoliai dengiami, paleidėjus, viršutines ribas ir galimas išimtis.
→Nenugalima jėga yra sutarties nuostata, atleidžianti šalį nuo pareigos vykdyti įsipareigojimus, kai nepaprasti įvykiai, nepriklausantys nuo jos — karas, gaivalinė nelaimė, valdžios veiksmai, pandemija — daro vykdymą neįmanomą arba nepraktišką. Nuostata apibrėžia, kokie įvykiai kvalifikuojasi, koks pranešimas turi būti pateiktas ir kokie teisinės gynybos būdai taikomi.
→