Iga juristkonsultatsiooni osakond teab probleemi. Lepingud kuhjuvad. Juristid kulutavad tunde rutiinsele ülevaatustööle. Tehingud peatuvad õigusliku heakskiidu ootuses. Ja kui töökoormus ületab võimekust, lõigatakse nurki, jäetakse riske märkamata ning ettevõte kas aeglustub või võtab vastu riske, mida oleks võinud vältida.
Lepingute automatiseerimine lubab seda tsüklit murda, kuid lubadustest ei piisa eelarve kindlustamiseks. Otsustajad vajavad numbreid. See artikkel pakub raamistikku konkreetse investeeringutasuvuse arvutamiseks lepingute automatiseerimisel, tuginedes valdkonna andmetele ja praktilisele kogemusele.
Käsitsi lepingute ülevaatuse tegelik maksumus
Enne ROI arvutamist on vaja ausat ülevaadet sellest, mida käsitsi lepingute ülevaatus teie organisatsioonile tegelikult maksab. Otsekulud on lihtsad, kuid sageli alahinnatud.
Valdkonnauuringud näitavad järjepidevalt, et ettevõtete juristkonsultatsiooni osakonnad kulutavad keskmiselt 65 protsenti oma ajast lepingutega seotud tööle. Kümneliikmelise juristkonna meeskonna jaoks tähendab see kuus kuni seitse täiskoormusega töötajat, kes pühenduvad lepingute koostamisele, ülevaatamisele, läbirääkimistele ja haldamisele.
Põhjamaades on majasisese õigusnõustaja täielikult koormatud kulu 150–350 EUR tunnis (sealhulgas palk, hüvitised, kontoriruumid, tehnoloogia ja üldkulud), mistõttu kümneliikmelise meeskonna aastane lepingutega seotud kulu jääb vahemikku 1,4 miljonist kuni 3,4 miljonini eurot. Büroode puhul, kes annavad ülekoormustöö välisnõustajatele tariifiga 300–600 EUR tunnis, tõusevad numbrid veelgi.
Kuid kaudsed kulud on sageli suuremad. Tehingute kiirus on võib-olla kõige olulisem peidetud kulu. Kui ärimeeskond peab standardse tarnijalepingu juriidilise ülevaatuse jaoks ootama viis päeva, ei ole maksumus ainult juristi kulutatud aeg ülevaatusel. See hõlmab tulu kajastamise edasilükkamist, võimalikku tehingu ärajätmist (valdkonna andmed viitavad sellele, et 10–15 protsenti tehingutest kaotatakse aeglase lepinguprotsessi tõttu) ja frustreerunud ärisuhteid.
Riskirisk ebajärjepidevast ülevaatusest on veel üks peidetud kulu. Kui meeskond vaatab kvartalis üle 200 NDA-d, rakendab reedese pärastlõuna 180. NDA-d ülevaatav ülevaataja teistsugust hoolt kui esmaspäeval esimesega tegelenud ülevaataja. Ebajärjepidevus loob tuvastamata riski lahtreid kogu lepinguportfelli ulatuses.
Kuidas automatiseerimine võrrandit muudab
Lepingute automatiseerimine mõjutab kulude võrrandit mitmes punktis. Tehisintellektiga jõustatud esmane ülevaatus vähendab juristide poolt esmase dokumendianalüüsile kulutatud aega 60–70 protsendi võrra standardsetel ärilistel lepingutel. See ei tähenda, et juristi protsessist eemaldatakse. Pigem vaatab jurist terve lepingu lugemise ja iseseisvalt probleemide tuvastamise asemel üle struktureeritud analüüsi koos märgistatud riskide, väljavõetud põhitingimuste ja võrdluse organisatsiooni standardsete seisukohtadega.
Mõju varieerub lepingu tüübi järgi. Suure mahuga, standardiseeritud lepingud nagu NDA-d, standardsed hankelepingud ja uuendusmuudatused näevad suurimat aja vähendamist, kuna tehisintellekti mudelid toimivad kõige paremini tuttavate mustritega. Keerukad, isikupärased lepingud, näiteks M&A tehingudokumendid või uudsed ühisettevõtte lepingud, näevad väiksemat, kuid siiski olulist vähendamist, peamiselt esmase ülevaatuse ja probleemide märgistamise faasis.
Mallipõhine koostamine kõrvaldab paljudes juristkonsultatsiooni osakondades kõige raiskamana harjumuse: alustada iga uut lepingut nullist või kohandada viimast sarnast lepingut (mis ise võib sisaldada vigu eelmisest kohandamisest). Automatiseeritud mallid eelnevalt heaks kiidetud klauslite raamatukogudega ja tingimusliku loogikaga genereerivad järjepidevad esmased mustandid minutite, mitte tundide jooksul.
Juhtumiuuring: enne ja pärast
Kujutle Põhjamaade keskmise turu õigusbürood, mis käsitleb 3000 ärilist lepingut aastas oma korporatiiv- ja äripraktikas. Enne lepingute automatiseerimise rakendamist olid büroo näitajad järgmised: keskmine ülevaatuse aeg 2,5 tundi standardse lepingu kohta, läbiminekuaeg 3–5 tööpäeva, aastane kulu umbes 1,8 miljonit eurot juristide ajas ning järjepidevuse määr, kus umbes 15 protsenti lepingutest sisaldas klauslite variatsioone, mis kaldusid büroo standardsest seisukohast kõrvale ilma dokumenteeritud põhjenduseta.
Pärast tehisintellektiga abistatud ülevaatuse ja mallipõhise koostamise rakendamist nihkusid näitajad: keskmine ülevaatuse aeg langes 50 minutile lepingu kohta (67-protsendiline vähendamine), läbiminekuaeg langes samale või järgmisele tööpäevale, aastane kulu langes umbes 700 000 euroni juristide ajas ning klauslite järjepidevus paranes 98-protsendiliseks heaks kiidetud seisukohtade järgimiseks.
Umbes 1,1 miljoni euro suurune aastane netosääst ületas oluliselt platvormi kulu. Kuid büroo teatas ka vähem mõõdetavast kasust: parem juristide rahulolu (vähem korduvat tööd), paremad kliendisuhted (kiirem läbiminekuaeg) ja vähenenud ametialase vastutuskindlustuse risk (järjepidevam tulemus).
Kulude võrdlus: käsitsi vs. tehisintellektiga abistatud
Selle konkretiseerimiseks kaalu lepingu kohta arvutatud ökonoomikat. Standardne äriline leping, mille käsitsi üle vaatab keskmise taseme jurist tariifiga 250 EUR tunnis täielikult koormatuna, maksab umbes 625 EUR lepingu kohta 2,5 tunni ülevaatuse aja juures. Sama lepingu ülevaatus tehisintellekti abiga maksab umbes 210 EUR juristi ajas (50 minutit ülevaatust) pluss platvormi kulu dokumendi kohta.
Büroo jaoks, mis töötleb 3000 lepingut aastas, on platvormi kulu tavaliselt 50 000 kuni 150 000 eurot aastas ehk umbes 17 kuni 50 eurot lepingu kohta. Isegi kõrgema otsa juures langeb lepingu kohta arvutatud kulu 625 eurolt 260 eurole, mis on 58-protsendiline vähendamine.
Ökonoomika muutub veelgi soodsamaks ulatuses. Platvormi kulu on suuresti fikseeritud, seega vähendab iga töödeldud täiendav leping ühiku kohta arvestatud tehnoloogiakulu. Büroo, mis töötleb 10 000 lepingut aastas, jagab sama platvormi kulu rohkemate tehingute vahel, viies lepingu kohta arvutatud tehnoloogiakulu alla 15 euro.
Üle ajasäästude: järjepidevus ja riski vähendamine
Ajasäästu arvutamine räägib lugu vaid osaliselt. Lepingute automatiseerimine pakub kolme täiendavat väärtuste kategooriat, mida on raskem kvantifitseerida, kuid mis on võrdselt olulised.
Järjepidevus portfelli ulatuses tähendab, et iga leping vaadatakse iga kord üle samade kriteeriumide alusel. See kõrvaldab loomuliku variatsiooni, mis tekib, kui erinevad juristid rakendavad samale klausli tüübile oma individuaalset hinnangut. Riskijuhtimise puhul kandub see järjepidevus üle prognoositavamasse riskiprofiili kogu lepinguraamatu ulatuses.
Institutsionaalse teadmise jäädvustamine on veel üks oluline kasu. Kui vanempartnerine läheb pensionile või võtmejurist lahkub, ei pea nende arusaam büroo eelistatud seisukohtadest, levinud läbirääkimispunktidest ja riskitaluvusest nendega koos lahkuma. See teadmine on talletatud mallidesse, klauslite raamatukogudesse ja riskiraamistikesse, mida automatiseerimisplatvorm kasutab.
Proaktiivne riskiseire muutub võimalikuks, kui lepingud on struktureeritud ja otsitavad. Selle asemel, et avastada järgmise kriisi ajal, et 200 tarnijalepingut puudub piisav vääramatu jõu kaitse, võib büroo käivitada portfellianalüüsi ja need lüngad proaktiivselt tuvastada.
Oma ROI arvutamine
Oma organisatsiooni ärijuhtumi koostamiseks alusta praeguse seisukoha võrdlemisest. Mõõda tüübi järgi kuus töödeldud lepingute keskmine arv. Jälgi igas etapis (koostamine, ülevaatus, läbirääkimised, täitmine) keskmiselt lepingu kohta kulutatud aega. Arvuta iga osaleva isiku täielikult koormatud tunnitasu. Dokumenteeri keskmine läbiminekuaeg ja kõik andmed lepingu kiiruse tõttu edasi lükatud või kaotatud tehingutest. Hinnata vea määra või ebajärjepidevuse määra, kui sul on andmeid.
Seejärel modelleeri prognoositud parandused. Kasuta konservatiivseid eeldusi, ehk pigem 40-protsendilist aja vähendamist kui 60–70 protsenti, mida optimeeritud rakendused saavutavad, et luua usaldust finantssidusrühmadega. Võta arvesse rakendamisaega ja õppimiskõverat, kuna enamik büroosid vajab uue platvormiga täielikuks tootlikkuseks jõudmiseks kahte kuni kolme kuud.
Enamik organisatsioone, kes selle analüüsi lõpule viivad, leiavad, et ROI juhtum on selge esimese kuue kuni kaheteistkümne kasutuskuu jooksul, kusjuures tulu suureneb, kui süsteem õpib organisatsiooni konkreetseid mustreid ja eelistusi.
Korduma kippuvad küsimused
- Kui kiiresti tasub lepinguautomatiseerimine end ära?
- Enamik õigusosakondi näeb selget tasuvust 6 kuni 12 kuuga. Meeskonnal, kes töötleb 3000 lepingut aastas EUR 50K–150K aastase platvormi kuluga, saabub tasuvuspunkt tavaliselt esimeses täisproduktiivses kvartalis.
- Kas TI-abi kasutav ülevaatus säästab tõesti 60–70 protsenti ajast?
- Standardsete äriliste lepingute puhul jah. 2,5-tunnine NDA ülevaatus väheneb umbes 50 minutile TI esmase ülevaatuse ja inimkontrolliga. Kohandatud lepingute puhul on kokkuhoid väiksem, kuid siiski oluline algses probleemide avastamise faasis.
- Milliseid mõõdikuid jälgida lepinguautomaatika äricase-i ülesehitamiseks?
- Kuus töödeldud lepingud tüübi järgi, keskmine aeg etapi kohta, üle vaatajate täiskoormusega tunnikulu, läbilaskeaeg, kaotatud tehingud aeglase lepingutöö tõttu ja ebajärjekindluse määr. Modelleerige konservatiivne 40-protsendiline aja vähendamine rahanduse usalduseks.
Lisalugemist
Due diligence on struktureeritud uuring ettevõttest, varast või lepingust enne tehingut — tüüpiliselt omandamist, investeeringut, suurt partnerlust või suurt lepingut. See tuvastab riskid, kinnitab avaldused ja aitab hindu kujundada. Juriidiline DD keskendub lepingutele, kohtuvaidlustele, IP-le, töösuhetele ja vastavusele.
→Lepingu rikkumine toimub, kui pool ei täida seda, mida leping nõudis — ei tarni, keeldub maksmast, tarnib hilja või tarnib midagi, mis ei vasta kokkulepitud spetsifikatsioonidele. Rikkumata jäänud pool saab tavaliselt nõuda õiguskaitsevahendeid: kahjutasu, lõpetamist või mõnel juhul reaalset täitmist.
→Hüvitamine on lepinguline lubadus, millega üks pool (hüvitaja) kohustub katma teise poole (hüvitissaaja) kantud kaotused, mis tulenevad konkreetsetest sündmustest — tavaliselt kolmandate isikute nõuded, kinnituste rikkumine või määratletud kahjud. Klausel määratleb, millised kaotused on kaetud, käivitajad, ülemmäärad ja võimalikud erandid.
→Vääramatu jõud on lepingusäte, mis vabastab poole oma kohustuste täitmisest, kui erakordsed sündmused väljaspool tema kontrolli — sõda, loodusõnnetus, valitsuse tegevus, pandeemia — muudavad täitmise võimatuks või ebamõistlikuks. Klausel määratleb, millised sündmused kvalifitseeruvad, milline teade tuleb esitada ja millised õiguskaitsevahendid kohalduvad.
→